Health Insurance for Small Business

Đúng mùa shopping for health insurance đây mà. Mấy năm vừa rồi năm nào tầm tháng 8 đến 10 mình cũng đi shopping for health insurance for start-up around Bay Area nên có một số kinh nghiệm có thể chia sẻ như sau. 

Shopping for health insurance mình nghĩ là các business nên biết và dành ít thời gian shop hàng năm. Health Insurance là một trong những chi phí lớn của công ty, và năm nào cũng tăng không ít thì nhiều (phần lớn là nhiều và rất nhiều). Như năm nay mức tăng nhìn chung là >10%. Nếu chọn được insurance tốt thì tiết kiệm được kha khá chi phí mà không làm nhân viên khó chịu. Mỗi năm trước mùa enrollment thì nên lấy quote của ít nhất 3 brokers khác nhau để đánh giá xem package hiện thời của mình có competitive and at reasonable price không. Nếu chênh lệch quá xa thì nên đổi. Cùng là Bronze/Silver/Gold của Anthem Blue, United Health, Aetna hay Kaiser, đi qua các broker khác nhau thì premium cũng khác nhau. Tất nhiên cũng cần phải cân nhắc giữa cost saving với việc đổi qua đổi lại insurance làm ảnh hưởng đến employee satisfaction (nhất là những người dùng PPO). 

Để mua health insurance cho nhân viên thì có mấy con đường chính như sau:
1) Via payroll platform partner
2) Via PEO partner
3) Via health insurance broker - Open Market

Chi tiết hơn một chút về lợi hại và cách thức:
1) Via payroll platform partner
Các payroll platform như Gusto, Rippling đều có preferred partner (e.g. Anthem Blue).
Trên payroll platform thường có hướng dẫn nếu muốn mua heath insurance qua họ thì làm thế nào. The worst case là reach out to Support để hỏi. Các payroll platform có được hưởng commission nên họ thường tích cực giúp. Giá cả nhìn chung ok. Không quá competitive nhưng cũng không quá tệ.  
Mỗi năm nếu cảm thấy offering của insurance partner không ổn thì có thể đổi sang insurance khác. Lúc đó chuyển sang cách #3. 

2) Via PEO
Một số người cho rằng PEO hơi tốn kém. Tuy nhiên nếu tính về efficiency và cost savings khi tính chung các loại payroll related expenses như là health benefits, Workers Comp, state tax, compliance etc.. thì PEO không phải là lựa chọn tồi, kể cả cho công ty từ 5-10 employees. Với PEO thì một khi đã đi với PEO nào thì phải theo health insurance của PEO đó, không được tự do đổi mỗi năm như #1, trừ phi đổi luôn PEO. Một số PEO, ví dụ Sequoia One, có employee benefit package tốt với giá phải chăng. Mình biết nhiều công ty không thích Sequoia One payroll platform. Phần lớn mọi người dùng Sequoia One PEO chủ yếu là vì benefit package. Một số PEO khác hiện nay cũng khá competitve cho mảng small business như là Justworks, TriNet. Justworks ngày trước khá pricey nhưng gần đây hình như muốn tăng market share nên offering cho small business cũng rất ổn. ADP PEO thì platform chán nhưng có hứa là sẽ giữ health premium increase ở mức tối đa 9%/year cho nên cũng thu hút được một số công ty. Rippling PEO có overall package ổn, nhưng hay offer benefit package với giá teaser năm đầu rồi tăng giá những năm sau. Paychex cũng có offer PEO nhưng nhìn chung platform và tổng thể package không hấp dẫn nên không thấy nhiều starts up dùng. 

3) Via health insurance broker - Open Market
Với cách này, các công ty thường reach out to insurance broker của Lumity, Sequoia Benefits, Hubs, One Digital. Dựa vào EE census data (zip code, age, family info) để quote premium. Hiện giờ đang vào giai đoạn cuối của mùa health insurance shopping nên các insurance brokers rất bận rộn. Sau khi nhận được quote của insurance brokers, công ty có thể đem ra so sánh để chọn offer tốt nhất. Broker hưởng commission từ insurance company nên trong giai đoạn sales thì nhiệt tình, lúc vào đến benefit year thì hên xui tùy account rep của mình tốt hay k0 tốt mà mức độ support khác nhau. Khi công ty lớn đến một cỡ nhất định (over 100EEs) thì có negotiate tự mình trả commission cho broker để broker làm việc cho mình thay vì cho insurance company. 

Global Entry & TSA Pre-Check

Global entry thời gian đợi kiểm tra và chờ phỏng vấn rất lâu, nhất từ khi Covid đến giờ. và đợi hay ko cũng là hên xui, không biết đến khi nào có conditional approval. Nhà bạn mình 2 vợ chồng cùng nộp đơn, 1 người conditional approval liền luôn tối nộp đơn và bay về Mỹ phỏng vấn mất 10' trong 2 tuần sau (rất nhanh so với thời gian đợi trung bình). Người chồng (làm 2 applications liền một lúc cho cả 2) thì đợi gần 1 năm mới có conditional approval để hẹn phỏng vấn. 

Global Entry yêu cầu thẻ cho tất cả trẻ em/người lớn. Không cho trẻ con đi theo để vào lại Mỹ ở lane global entry được. Cả nhà mình gia hạn qua mạng và đều ko phải hẹn phỏng vấn lại nên sở hữu thẻ có lẽ 8-9 năm rồi rất tiện lợi.  Con gái mình có thẻ từ năm nó 3-4  tuổi gì đấy, gia hạn thời covid họ ko bắt phỏng vấn lại nên giờ cái thẻ của nó vẫn ảnh baby luôn. Kỷ lục nhất là mình nối chuyến bay 2 đảo carribe tại Miami và thời gian chờ là khoảng 2h' giữa 2 chuyến bay. Chúng mình mất đâu 15' đi từ international arrival đến cửa lên máy bay chuyến sau và không hề lo chuyện xếp hàng nhập cảnh và qua security. 

TSA approval thì rất nhanh chóng, có thể hẹn lăn tay ở nhiều nơi gần nhà. Chi phí thì rẻ hơn ko đáng kể nhưng khác biệt là không dùng để đi về Mỹ qua lane ưu tiên lúc nhập cảnh. Với nhà đi nhiều nhu nhà mình thì nhất định phải là global entry vì lúc về chỉ việc chụp một cái ảnh ở quầy và đi ra luôn (với điều kiện ko mang hành lý phải claim để họ kiểm tra). 

Ai có global entry thì dùng số đó (known traveler number) cho vào vé máy bay thì hầu như sẽ được TSA approval và đi qua sân bay ko phải tháo giầy, lấy laptop ra để kiểm tra. Nói vậy nhưng mình và con mình đã bị gọi ra kiểm tra 'đặc biệt' một số lần vì TSA chọn ngẫu nhiên. Nhiều lần nó vô lý đên độ là người bị chọn pat down là con mình nhưng nó bé nên mẹ nó phải làm thay :-( và một số lần mình ko hề có TSA approval trong boarding pass luôn. 

Có nên apply hay ko? bình thường thì cũng nên suy nghĩ dựa theo tần suất bay. Hiện giờ có quá nhiều thẻ tín dụng cho free global entry/TSA application fee mỗi 4 năm một lần thì mình thấy không có gì ko nên làm cả. Thêm nữa pv có thể phải chờ nhưng luôn có thể phỏng vấn lúc đi về lại Mỹ nếu có conditional approval. Thật sự nếu mọi người muốn đi nhanh lúc nhập cảnh mà ko có global entry thì có thể lam mobile passport (nghe nói cũng nhanh và free).

Global entry card là government ID nên có giá trị tương đương với realID dùng để vào federal office và sân bay. Lái xe từ Canada về Mỹ có thể dùng cái thẻ này ở Nexus lane (có tác dụng lớn nếu đi Vancouver-Seattle), nhưng tất cả người trên xe phải có thẻ và mang theo người, khác với ở sân bay la bạn ko cần mang thẻ theo người. RealID hiện giờ chưa phải dùng để bay nên cứ từ từ làm cùng được hoặc cố làm cái global entry thì ko cần realID. 

Phuong

Summer Camp List quanh San Mateo county

 Master List

(discussion thread @ VB mailinglist)

Services giúp thành lập & run công ty

Tại Mỹ:

• LegalZoom good for LLC. Em làm vài lần, ko vấn đề gì.
• Cho Delaware C-corp startup thì em thấy 2 cái nổi bật nhất là Stripe Atlas với Clerky. Sau khi nghiên cứu thì em chọn Clerky vì thấy nó giúp được nhiều documents khác ngoài chuyện incorporation. Stripe Atlas popular với non-US founder vì ko cần US bank vẫn làm được.
• Về Clerky:
• Its website is fast, responsive, and the UI is easy to follow.
• It not only helps you incorporate, but it also allows you to perform many post-incorporation tasks like filing 803(b), creating and tracking stock plans, creating and managing employee/consultant contracts, etc. Its set of document templates has probably saved me thousands of dollars on attorney fees.
• It has a mode in which you can hire somebody to follow and verify most of the process, then you can just read the summary and sign.
• Its pricing is reasonable and transparent. I never feel like it tried to pull tricks on me.
• vs Stripe Atlas:
• When I first started I signed up for Stripe Atlas, but never used it much. Being a Stripe product, it's more about helping you get paid (so that Stripe could get its cuts) than getting legal paperwork done. Atlas doesn't even do the legal paperwork by itself, but outsource it to in my case LegalZoom.

Tại Singapore (for Vietnam startups):

I've seen many startups use these services: 

https://osome.com/sg/

https://venturehaven.com.sg/homepage

https://gatewayofasia.com/ 

For Vietnam, there are many registration & accounting services companies such as https://ketoananpha.vn/ but their flow might not be as automated. Also given the quality needed & salary scale in Vietnam, series A-B startups can already recruit an in-house paralegal / senior admin to take care of this scope. 

Start-up Risks

Risk startup bị sập ko phải là risk lớn nhất. Em chỉ nêu ra 2 risks mà em nghĩ là cao cho những startup hiện tại:

- Underwater Option: Strike price của các startup được tính dựa theo 409A value (fair market value). Thường thì strike price sẽ khoảng 1/3 - 1/4 của preferred price. Option có asymmetrical risk tức là valuation của startup giảm 2 lần thì có khi dẫn đến option value giảm 4 lần; valuation của startup giảm 3 - 4 lần thì option coi như giấy vụn (underwater)

- Preferred Stack: Cái khác giữa VC và nhân viên là VC lấy preferred stock (with liquidity preference) còn nhân viên lấy common stock. Đại loại là VC sẽ được chọn lấy liquidity preference (1x tức là lấy lại 1x investment) hay đổi sang common stock. Nếu valuation của startup mà nhỏ hơn preference stack (total liquidity preference from all rounds) thì coi như là tèo (tại vì sẽ ko thể raise thêm tiền hay go IPO được)

Năm vừa rồi các public company đều bị giảm valuation, nên revenue multiple cho các startup cũng bị adjust, rất nhiều startup rơi vào 1 trong 2 trường hợp trên.

Patent Filling

• Mình thấy patent attorney không đơn thuần chỉ viết cái app cho mình không mà nhiều người còn rất knowledge về cái domain cụ thể của patent app nên thay vì tìm 1 patent attorney chung chung mình thấy tốt hơn là tìm attorney có kinh nghiệm về domain cụ thể nào đó mà bạn quan tâm thì họ làm cho mình sẽ nhanh hơn.
• Echo the comments above. It's about finding the right balance of speed, quality, and cost catering to your needs. We work with IP Spring and find them hitting the right spot for us www.ipspring.com. Pls pay attention to when you are releasing your products or disclosing your IPs to 3rd parties to make sure you'll file on time. 
• Em nghĩ là tuỳ loại patent và độ phức tạp. Trước em file với Trademarkia giá rất rẻ, response time nhanh nhưng vì độ phức tạp của requirement là không cao nên thấy thế cũng ok rồi, ko biết hậu quả sao vì chưa có hậu quả. 
• Vài năm trước mình có filed trademark thông qua trường Lincoln Law School San Jose https://lincolnlawschool.edu/ip-studies/. Trường có chương trình thực tập filing IP cho sinh viên luật dưới sự giám sát và review doc của professor. Mình chỉ gặp sinh viên 1 lần buổi đầu tiên, sau đó thì toàn làm trực tiếp với professor (cũng là attorney ở một IP law firm lúc đó, bây giờ cô ấy đang làm ở legal dept của Adobe). Mình chỉ trả tiền phí cho USPTO thôi chứ không mất phí luật sư gì. Patent thì phức tạp và lâu hơn Trademark nhiều nên không rõ trường có nhận không. It doesn't hurt to ask the director 
• Trên USPTO có lists các trường tham gia chương trình providing legal services pro bono to the public https://www.uspto.gov/learning-and-resources/ip-policy/public-information-about-practitioners/law-school-clinic-1. Trước đây mình emailed tất cả các trường trong list nhận làm cho CA mà chỉ có 2 trường trả lời thôi nên không biết cái list này có up to date không. Another link with patent legal assistance and resources https://www.uspto.gov/patents/basics/legal-assistance-and-resources
• Here is a list of patent firms recommended by a patent attorney from my company (in no particular order):

https://www.ndwe.com/

https://www.womblebonddickinson.com/us/services/ip-technology-and-data/patents-electrical-engineering-and-software

https://www.slwip.com/

https://www.fenwick.com/services/practices/Pages/patent.aspx

Xin Schengen Visa (Europe) và Japan

Schengen Visa: trong khối Schengen thì hồ sơ đều như nhau cả, nhưng mỗi nơi cho 1 length of stay và hạn visa khác nhau. Dài nhất (1 năm hạn và 90 ngày ở schengen, multiple entries) là Thuỵ Sỹ, Pháp (6 tháng và 30 ngày, multiple entries - họ còn bảo mình lần sau xin mang cái bank account tầm 10-20k thì sẽ có hạn dài hơn 😁), TBN, TD và Ý đều chỉ cho 3 tháng visa với 15-20 ngày stay gần như sát lịch mình xin. Nước xin là nơi nhập cảnh đầu tiên hoặc nơi ở dài nhất trong chuyến đi (check thông tin trước khi chọn LSQ nộp hồ sơ).

Trong trường hợp cần gấp nhưng không có available appointment online:  bạn gọi điện đến sứ quán họ sẽ try to find an appointment for you, or give you a recommendation which consulate may be okay - you can also directly call the consulates in SF or New York, for example. People also cancel their appointments at the last minute, so check the website everyday frequently.

Japan: 

• Trước đây mình xin visa Nhật toàn chỉ được 1 entry mấy tháng thôi, nhưng sau này các bác lãnh sự có thủ thỉ với mình là có thể nói lúc apply là xin multiple entries, và viết lý do (thường thì minh viết là do công việc ở Tokyo và về VN cũng hay transit qua Nhật).
• Mình cũng mới xin visa Nhật 5 năm, mỗi lần nhập cảnh được 1 tháng. Phí không chênh lệch bao nhiêu so với hồ sơ visa 1 lần. Hồ sơ thật ra lại ít hơn so với xin 1 lần vì không cần phải làm lịch trình chi tiết cho chuyến đi nữa. Chỉ có bổ sung thêm tờ lí do xin thị thực nhiều lần. Ô ck mình để lí do đơn giản là: We will visit Japan multiple times in the future. Visa này sẽ khá tiện cho mọi người đi thăm quan, hoặc transit mà muốn đi ra ngoài (hoặc đổi sân bay Narita <-> Haneda khi transit) nên mọi người có thể cân nhắc thêm nha.

Ảnh và Videos Tết VietBay 2023 (Quý Mão)

• Gallery ảnh Tết VietBay 2023.
• Phóng sự Tết VietBay - Xuân Ba Miền.
• Videos chương trình văn nghệ cùng với 2 phim tài liệu được chiếu tại events do nhóm Stage sản xuất.

Photo Team:

• Nhat Nguyen, La Thu Dang, Hannah Kimi.

Video Crew cho Phóng sự:

• Producer: Lacey Yen Nguyen

• Director: Zoe Van Nguyen

• Assistant Director: Tien Nguyen

• Scriptwriter: Zoe Van Nguyen

• News Anchor: Zoe Van Nguyen

• Camera operators: Do Pham, Lacey Yen Nguyen & Tien Nguyen

• Location Manager: Nhat Nguyen

• Editor: Long Hoang

Văn nghệ Tết VietBay 2023

Music

• Program Director: Ha V Nguyen
• Assistant Directors: Anh Nguyen, Yen Doan & Thuy Nguyen
• MC & Program Consultants: Wendy Nguyen & Thai Duong
• Led Screen Art Manager: Yen Doan
• Stage Assistants: Linh Bien, Ha Pham & Quoc Tran
• Soundboard: Aire Entertainment

Cinematography

• Producer & Director: Lacey Yen Nguyen
• Camera Operators: My Do, Do Pham & Lacey Yen Nguyen
• Location Manager: Nhat Nguyen
• Editor: Guru Rajan

VietBay Documentary - Tết VietBay 2023

• Producer, Director, Screenwriter & Narrator: Thuy Tran
• Executive Producer: Ha V Nguyen
• Editor: Ho Nguyen Dieu Thi

Video Mở Màn - Chúc Tết 2023

Presenting VietBay’s families

• Producer, Director & Screenwriter: Yen Doan
• Executive Producer: Ha V Nguyen
• Editor: Long Hoang
• Sponsor: Thai Duong

Tết VietBay 2023 - Sponsorship Opportunities

 2023 TET VIETBAY SPONSORSHIP LETTER

                              Mountain View Community Center, 201 S Rengstorff Ave, Mountain View, CA 94040

Saturday, Jan 14, 2023  - 11:00am – 5:00pm

Dear  Sponsors,

With a desire to promote and preserve Vietnamese culture, especially the Tet traditions for the younger generation born and raised in the United States, VietBay Group will host an annual Tet VietBay on January 14th, 2023 to celebrate Lunar New Year. The event will attract 500 people, including VietBay members, their families and guests. We will have music performances, traditional games, and Vietnamese food.

 

We are looking for sponsors who are willing to support us in this truly special event. Your sponsorship will provide an excellent opportunity to market to the Vietnamese community in the Bay area. Suggested amounts as follows:

 

Sponsorship	Amount	Benefits
Bronze	$500	Display business cards/product flyers at the registration desk 2 guest admissions to the event Gift from organizer
Silver	$1,000	Display business cards/product flyers at the registration desk Present a 5-minute speech on stage 4 guest admissions to the event Gift from organizer
Gold	$2,000	Display business cards/product flyers at the registration desk Present a 5-minute speech on stage 6 guest admissions to the event Gift from organizer
Platinum	$5,000	Display business cards/product flyers at the registration desk Present a 10-minute speech on stage 10 guest admissions to the event Logo on event’s publications (backdrop, poster or standee) Gift from organizer

 

The donated funds will be spent on event decorations, venue preparation, and prizes for children participating in Vietnamese traditional games. Sponsors' donations will help make this event even more memorable and successful.

 

If you are interested in sponsoring this event, please feel free to reach out to our representative:

 

Trang Le

Email: Trang@VietBay.group; Phone: (781) 690 - 4302

We greatly appreciate your support and wish you a successful 2023!

 

---------------

*VietBay is the destination of young Vietnamese intellectuals residing and working in the Bay Area, California. Founded in 2011, there are now more than 700 group members (not including family members) who meet and share information, interests and experiences. Although the number of members has increased every year, VietBay always remains a close, unified, and supportive community. The group is currently managed by VietBay Inc., a Non-Profit Organization (NPO) registered in California in 2018 with the mission to “preserve and foster Vietnamese culture among the community of multi-generation American-Vietnamese families in Northern California”.